Behovet for frivillige er ofte stort, og det er derfor lett å si ja til alle som melder seg til tjeneste for den lokale lag- og klubbvirksomheten. Det kan imidlertid få store konsekvenser om noen med uærlige hensikter får kassererjobben, advarer ekspert.
Gjensidige
De aller fleste som bidrar til å holde hjulene i gang i landets mange lokale idrettslag, klubber og foreninger, fortjener stor takk for sin utrettelige, frivillige innsats. Samtidig har underslag dessverre blitt et kjent fenomen også i mindre virksomheter, ifølge produktutvikler Eirik Lund Barlaug i Gjensidige.
– Om muligheten foreligger, kan fristelsen bli for stor. Derfor er det viktig å ha gode rutiner rundt hvordan lagets økonomi skal håndteres, og kontroll på at disse følges, sier Barlaug.
Han påpeker at underslag kan være vanskelig å oppdage, og både ubehagelig og krevende å følge opp for et klubbstyre.
– Den mistenkte er gjerne en annen tillitsvalgt, eller en far eller mor til et barn som er aktiv i klubben. I tillegg kan de økonomiske konsekvensene for klubben bli store, sier Barlaug, og trekker frem fem tips for å redusere risikoen for underslag:
Lag regler for hvordan innkjøp og pengetransaksjoner skal foregå, og gjør alle som påtar seg tillitsverv i klubben kjent med disse.
– Innfør for eksempel en begrensning for hvor store summer som kan betales med klubbens kort. Still krav til at alle transaksjoner signeres av to personer og at det, ved innkjøp, alltid innhentes pris fra to eller tre tilbydere, sier Barlaug
Sørg for at ledelsen/styret løpende følger med på økonomien og hvor pengene går.
– Er det noe som virker underlig, bør ledelsen/styret stille spørsmål til den som er ansvarlig. Oppdages avvik på etablerte rutiner, må disse påpekes og følges opp med en gang, sier han.
Sjekk ut grunnpakken vår som inneholder de viktigste forsikringene alle lag og klubb trenger.
Med grunnpakken på plass, får dere også 15 % rabatt på andre forsikringer.
Det er lett å si ja der og da når noen melder seg frivillig til kassererjobben. Men selv om det kan være vanskelig i praksis, bør dere ha som rutine å sjekke bakgrunnen til de som skal håndtere klubbens pengestrømmer og verdier.
– Det er lurt å innhente referanse fra tilsvarende oppdrag eller fra noen som med troverdighet kan gå god for at den tiltenkte kassereren er egnet til oppdraget, sier Barlaug.
Mistenker dere underslag, bør dere varsle politiet. For klubber som har forsikring mot kriminalitet (underslag), er dette også et krav.
– Å inngå avtale om tilbakebetaling i klubbens regi (med gjeldsbrev etc.) og å holde saken skjult for omgivelsene, er ikke å anbefale. Erfaringen viser at tilbakebetalingen opphører etter en tid, og at vedkommende underslår penger i en annen klubb senere. Er det etablert en tilbakebetalingsplan, vil heller ikke forsikringen kunne brukes siden det ikke foreligger et økonomisk tap for klubben, påpeker eksperten.
Med en grunnpakke som inneholder underslagsforsikring kan klubben få dekket økonomisk tap som følge av underslaget.
– Den sikrer også at styret eller daglig leder får hjelp til å følge opp saken på en ryddig måte. For klubben kan det være godt å ha en profesjonell tredjepart i ryggen som ikke er for tett på eller har relasjoner til de involverte, avslutter Barlaug.
